Garanti ve Servis Takip Sistemi

Satış sonrası hizmet, müşteri memnuniyetini ve marka sadakatini belirleyen en kritik faktörlerden biridir. Dehasoft Garanti ve Servis Takip Sistemi ile ürün garanti sürelerinizi, teknik servis taleplerini, iş emirlerini ve yedek parça operasyonlarınızı tek bir platform üzerinden uçtan uca yönetin.

Neden Garanti ve Servis Takip Sistemi?

Garanti sürelerinin Excel tabloları ya da kağıt dosyalarla takip edilmesi, artan ürün çeşitliliği ve müşteri sayısı karşısında sürdürülebilir değildir. Seri numaralarının karışması, garanti kapsamının yanlış değerlendirilmesi, servis taleplerinin kaybolması ve müşteriye geri dönüş sürelerinin uzaması gibi sorunlar, işletmenize hem mali hem itibar kaybı olarak geri döner.

Profesyonel bir garanti ve servis takip sistemi, seri numarası bazlı ürün kaydından servis iş emri yönetimine, teknisyen atamasından müşteri bilgilendirmesine kadar tüm süreçleri dijitalleştirir. Bu sayede hem operasyonel verimliliğiniz artar hem de müşterileriniz şeffaf ve hızlı bir servis deneyimi yaşar.

Dehasoft Garanti ve Servis Takip Sistemi, özellikle üretim, beyaz eşya, elektronik, otomotiv, medikal cihaz ve endüstriyel ekipman sektörlerindeki işletmeler için tasarlanmış olup, satış sonrası süreçlerinizi sektörel standartlara uygun şekilde dijitalleştirir.

Öne Çıkan Özellikler

Seri Numarası Bazlı Garanti Takibi

Her ürünü seri numarası, parti numarası veya barkod ile sisteme kayıt edin. Ürünün satış tarihi, garanti başlangıç ve bitiş tarihi, müşteri bilgileri ve önceki servis geçmişi tek bir ekrandan görüntülenir. Garanti kapsamı içinde mi, dışında mı — sistem otomatik olarak belirler. Garanti süresi dolmak üzere olan ürünler için otomatik uyarılar oluşturulur; böylece müşterilerinize proaktif hizmet sunabilirsiniz. Uzatılmış garanti paketleri de sistem üzerinden tanımlanabilir ve takip edilebilir.

Servis İş Emri Yönetimi

Müşteriden gelen her servis talebi, otomatik olarak bir iş emrine dönüştürülür. İş emri; arıza tanımı, öncelik seviyesi, tahmini tamamlanma süresi, atanan teknisyen ve kullanılacak yedek parça bilgilerini içerir. İş emirleri durum bazlı olarak takip edilir: Açık, Devam Ediyor, Parça Bekleniyor, Tamamlandı, Kapatıldı. Teknisyenler mobil uygulama üzerinden iş emirlerini görüntüleyebilir, durum güncelleyebilir ve fotoğraflı rapor girebilir. SLA (Servis Seviye Anlaşması) süreleri tanımlanarak, belirlenen süre içinde tamamlanmayan iş emirleri için otomatik eskalasyon mekanizması devreye girer.

Otomatik Müşteri Bilgilendirme

Müşterileriniz, servis taleplerinin her aşamasında SMS ve e-posta ile otomatik olarak bilgilendirilir. Talep alındı, teknisyen atandı, onarım başladı, ürün hazır, teslim edildi gibi tüm aşamalarda anlık bildirim gönderilir. Müşterilerinize özel bir servis takip linki sunarak, talep durumlarını web üzerinden canlı olarak takip etmelerine imkan sağlayabilirsiniz. Bu şeffaflık, müşteri memnuniyetini belirgin biçimde artırır ve çağrı merkezi yükünü azaltır.

Yedek Parça ve Stok Yönetimi

Servis operasyonlarının hızı, yedek parça bulunabilirliğine doğrudan bağlıdır. Dehasoft sistemi, servis iş emirlerinde kullanılan yedek parçaları otomatik olarak stoktan düşer. Kritik stok seviyesinin altına inen parçalar için otomatik sipariş uyarısı oluşturulur. Parça bazlı tüketim raporları sayesinde hangi parçaların en sık kullanıldığını görür, tedarik planlamanızı buna göre optimize edersiniz. Birden fazla depo veya servis noktası arasında parça transferi de sistem üzerinden yönetilebilir.

ERP ve CRM Entegrasyonu

Garanti ve servis takip sistemi, mevcut ERP yazılımınızla tam entegre çalışır. Ürün satışı gerçekleştiğinde garanti kaydı otomatik olarak oluşturulur, yedek parça kullanımı stok yönetim modülüne yansır ve servis faturası muhasebe sistemine aktarılır. CRM entegrasyonu sayesinde müşterinin tüm satış ve servis geçmişi 360 derece görüntülenir. Satış ekibi, müşterinin garanti durumunu ve açık servis taleplerini CRM üzerinden görür; böylece daha bilinçli iletişim kurabilir. API tabanlı entegrasyon altyapısı sayesinde Logo, Netsis, SAP, Mikro ve diğer yaygın ERP sistemleri ile sorunsuz entegrasyon sağlanır.

Raporlama ve Analiz

Servis operasyonlarınızın performansını kapsamlı raporlarla ölçün ve iyileştirin. Ortalama onarım süresi (MTTR), ilk seferde çözüm oranı, SLA uyum yüzdesi, teknisyen bazlı performans, ürün grubu bazlı arıza dağılımı, yedek parça tüketim trendi ve müşteri memnuniyet skorları gibi kritik KPI’ları görsel panolarla takip edin. Garanti maliyeti analizi ile hangi ürün gruplarının en yüksek garanti gideri oluşturduğunu belirleyin ve üretim kalitesine yönelik aksiyonlar alın. Tüm raporlar Excel, PDF ve API üzerinden dışa aktarılabilir.